Immagina di avere un conto in banca in cui ogni mattina vengono depositati 86.400€.
Questi soldi, però, non sono cumulabili e ogni giorno vanno spesi tutti, tutto il residuo sul conto viene azzerato a fine della giornata.
Come ti comporteresti in questo caso? Sicuramente cercheresti ogni giorno di dare fondo ad ogni singolo centesimo.
E se ti dicessi che tu stai già avendo accesso a questo conto?
Solo che non ti stanno accreditando soldi ma un bene ancora più prezioso: IL TEMPO.
Ogni giorno ti vengono accreditati 86.400 secondi. Ogni giorno vengono azzerati e tutto il tempo che non sei riuscito ad utilizzare in modo proficuo non ritorna mai più indietro, è perso per sempre.
COME UTILIZZI IL TUO TEMPO?
Spesso il tempo ci sfugge dalle dita perchè non abbiamo la capacità di pianificare in modo efficace le attività che dobbiamo fare durante la giornata.
Il punto di partenza è cominciare a tenere traccia delle attività che fai per una settimana. Comincia scrivendo in una tabella excel ( o a mano, come preferisci) le tue attività giorno per giorno, ora per ora. Alla fine avrai una tabella che ti restituirà una panoramica dettagliata di tutto quello che hai fatto durante quella settimana. Segna tutto, anche le ore in cui dormi o ti riposi e le attività che non sono prettamente legate al tuo lavoro.
Questo esercizio fondamentale ti aiuterà a capire come utilizzi il tuo tempo:
- quanto bisogno hai di riposo e quanto tempo “produttivo” riesci ad utilizzare nel corso della giornata;
- quanto tempo hai da dedicare alla tua famiglia, ai tuoi obiettivi personali e alle attività rigeneranti che ti fanno stare bene (per esempio, a me piace leggere un buon libro o fare un aperitivo con un amico);
- Quali sono i compiti che ti prendono più tempo e quali quelli che invece risolvi in modo abbastanza rapido;
- Quanti imprevisti ed “emergenze” affronti durante una settimana e di conseguenza quali sono i margini di tempo da programmare per avere la tranquillità di risolverli in modo efficace.
Tutto questo, però, è possibile solo a fronte di una analisi accurata di come attualmente stai utilizzando le tue giornate. Una volta completato il primo step del tuo percorso di riappropriazione del tempo, passiamo al secondo, utilissimo, esercizio: La matrice di Eisenhower.
IL TEMPO SI FA IN QUATTRO
Se ci segui da tempo sai che uno dei principi su cui si basa la filosofia della WR è Il principio di Pareto (ne abbiamo parlato spesso): in particolare, rispetto alla gestione del tempo, il principio afferma che l’80 % degli obiettivi prefissati può essere raggiunto con il 20 % dell’investimento di tempo totale.
Il problema è che il restante 80% del tempo lo occupi in attività che ti portano solo il 20% dei risultati!
Questo problema fu rilevato anche dal Generale americano, nonché presidente degli Stati Uniti, Dwight D. Eisenhower, che sviluppò un sistema di gestione del tempo che utilizza una matrice per assegnare la priorità agli incarichi da svolgere durante la giornata. La matrice suddivide gli impegni in base alla loro importanza e urgenza.
Questa è la Matrice di Eisenhower, che suddivide gli impegni in quattro quadranti a seconda di importanza e urgenza.
Lo puoi utilizzare anche tu per segnare tutte le attività che devi svolgere durante la giornata.
Alcune saranno importanti e urgenti e andranno fatte prima delle altre (assegna a queste attività Priorità 1), mentre altre saranno Importanti ma non urgenti, saranno tutte le attività che ti servono per creare valore nella tua azienda, a queste assegnerai priorità 2.
Ora procedi indicando le cose non importanti, ma comunque urgenti, queste sono le attività che devi DELEGARE (priorità 3), infine quelle con Priorità 4, né importanti, né urgenti
Adesso proviamo a sostituire nella matrice il concetto di importanza con il concetto di tempo. Questo ti aiuterà a definire le tue attività anche in base alle ore che hai a disposizione.
Secondo la matrice di Eisenhower le cose importanti e urgenti vanno gestite subito. Come fare per affrontare tutto?
L’IMPORTANZA DI DELEGARE
I to-do urgenti, ma non importanti e per i quali non hai tempo, sono uno degli scogli più frequenti nella vita di un imprenditore. Quante volte hai dovuto sottrarre tempo ad attività di PIANIFICAZIONE per correre ad aggiustare un tubo che perdeva o per pagare delle bollette o per rispondere al telefono? Tutti compiti da svolgere subito ma che non hanno alcuna importanza nel processo di costruzione della tua azienda. Proprio questi sono i compiti che devi imparare a DELEGARE perché siano gestiti sotto il tuo controllo ma non direttamente da te. Al limite puoi utilizzarli come diversivo per prenderti una pausa, ma allora meglio dedicare del tempo a te stesso, non trovi?
AGGIUNGI VALORE
Voglio ora portare la tua attenzione sui compiti che ritengo FONDAMENTALI, ovvero quelli importanti ma per cui non hai urgenza. Sono tutte quelle attività di costruzione di VALORE e acquisizione di autorezvolezza per la tua azienda:
- la creazione delle strategie di comunicazione e di vendita
- l’analisi dei dati aziendali
- lo studio della concorrenza e della tua clientela
- la stesura dei piani di promozione
Sono i task che veramente vanno ad aggiungere VALORE alla tua attività e sono quelli a cui un Imprenditore sa di doversi applicare costantemente.
Invece cosa succede molto spesso?
Che rimandi queste fasi FONDAMENTALI alla prossima settimana, perchè adesso “Hai cose più urgenti da fare”.
MA QUALI SONO QUESTE COSE URGENTI?
• Se tu stai aggiustando una perdita in giardino chi si occupa di rispondere ai clienti?
• Se tu devi lavare i vasi che servono per stasera chi pubblica dei post strategici sui social per raccontare le attività della vostra azienda?
• Se devi caricare e scaricare i nuovi arrivi chi si occupa di delineare le strategie di Marketing fondamentali per la tua azienda?
NON PUOI FARE TUTTO!
Arrivati a questo punto ti svelo un segreto fondamentale: non riuscirai a fare tutte le cose che hai pianificato. No, neanche dopo aver tracciato la tua settimana e dopo aver completato la Matrice diligentemente,
Quindi? Impara a dire NO a ciò che non è importante.
Impara a dire NO alle richieste che non puoi esaudire e non perché sei cattivo ma perchè hai ben focalizzati in mente quelli che sono i tuoi obiettivi e le risorse che hai a disposizione per portarli a termine.
Responsabilizza il tuo team e impara a delegare a loro i lavori che possono fare in autonomia senza sentirti in colpa nel farlo.
Ogni giorno hai a disposizione 86.400 secondi. Se non li spendi per ciò che conta veramente alla fine ti troverai ad aver inseguito sempre il compito più urgente e non ti sarai dedicato alle cose veramente importanti nella vita!
